Les statuts types, tels que nous vous les proposons, ont été négociés par la F.D.S.E.A. Ces derniers prévoient que seuls les propriétaires de plus d’un hectare devront être convoqués à l’Assemblée Générale. Rappelons qu’initialement, l’AF devait convoquer tous les propriétaires. Bien évidement, afin de n’écarter personne, une faculté de se regrouper est offerte aux propriétaires qui n’atteignent pas le seuil d’un hectare mais qui souhaiteraient participer à l’AG.
Les AF qui opteraient pour l’adoption de statuts types d’office n’auraient donc aucune démarche à faire dans l’immédiat. Elles seraient dotées automatiquement de ces statuts.
Une fois vos statuts d’AF « en mains », il est recommandé de profiter de l’appel de la taxe foncière pour indiquer aux propriétaires l’existence de ces statuts et le moyen de le consulter (par exemple : en mairie ou sur le site internet de la municipalité,…).
Il conviendra de réunir la première Assemblée Générale, sur convocation, uniquement des propriétaires de plus d’un hectare (exemple de convocation). Il serait alors judicieux de prévoir à l’ordre du jour de cette première AG, la modification des statuts principalement sur deux dispositions que n’ont pas pu être inscrites dans les statuts types et qui nécessitent une décision en AG.
La fréquence des AG
L’article 7-3 des statuts types prévoit que « l’assemblée des propriétaires se réunit en session ordinaire tous les ans ». Le décret de 2006, indique que la périodicité des réunions de l’assemblée des propriétaires ne peut être supérieure à deux ans. Aussi, afin d’alléger le fonctionnement des AF sur le plan administratif, il est utile de recourir à cette faculté même si elle est relativement limitée. En conséquent, il faudrait ainsi rédiger la disposition : « l’assemblée des propriétaires se réunit en session ordinaire tous les deux ans ».
La double convocation à l’Assemblée Générale
Le dernier alinéa de l’article 7-1 des statuts types est ainsi rédigé : « si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième assemblée sera organisée dans les mêmes conditions (Exemple de transmission de pouvoir à un représentant). L’Assemblée délibère alors valablement, que que soit le nombre de voix représentées ». Afin de limiter « la paperasserie » inutile, la perte de temps et des frais supplémentaires, il est vivement recommandé d’user de la possibilité offerte de la double convocation.
Conditions de comptabilisation des mandats pour la détermination du quorum aux AG des AF
Contrairement à l’information diffusée initialement par l’administration, chaque mandat ne compte pas pour 1 voix, mais pour un nombre de voix en fonction de la surface du propriétaire qui donne mandat (1 ha = 1 voix, avec un maximum de 5 voix).
Exemple : un propriétaire détenant 7 ha, ayant par ailleurs des mandats de 3 propriétaires A (1ha80a), B (3ha25a) et C (6ha30a). Cette personne détiendra 5 voix (7ha plafonné à 5) + 1 voix (propriétaire A) + 3 voix (propriétaire B) + 5 voix (propriétaire C plafonné à 5) soit au total 14 voix.
Par ailleurs, l’administration a également précisé les modalités de comptabilisation des voix pour les surfaces à décimale. Lorsque la surface est à décimale, on ne retient que l’unité entière. Exemple : 1ha25a = 1 voix tout comme 1ha99 = 1 voix.
Enfin, le fonctionnement des AF reste inchangé. Le renouvellement des membres ne sera pas réinitialisé à compter de l’arrêté portant publication des statuts types de votre AF. Les dates d’anniversaires des renouvellements sont conservées.
Attention : Dernière news au 24/05/2016 : Le Maire ainsi que le Préfet doivent également être convoqués aux AG.